Każdego tygodnia, we wtorki, włodarz i jego zastępcy przyjmują mieszkańców w różnych sprawach. To tradycja raciborskiego samorządu zapoczątkowana jeszcze za prezydentury Jana Kuligi na początku lat 90–tych ubiegłego wieku.

Uwagi Czytelnika dotyczyły potraktowania go w urzędzie nie tak, jak się spodziewał. Umawiał się z głównym prezydentem, a skierowano go do zastępcy. Ten okazał się w rozmowie niecierpliwy, spotkanie nie zakończyło się sporządzeniem raportu ustaleń w formie pisemnej. Petent dość szybko musiał opuścić gabinet, bo weszła sekretarka z informacją, że trzeba przyjąć kolejną osobę. Wcześniej Czytelniczka opowiedziała nam o podobnym przypadku z jej udziałem. Postanowiliśmy sprawdzić na jakich zasadach opiera się ta forma kontaktu prezydenta z raciborzanami. Z wyjaśnień uzyskanych w urzędzie wynika, że tak naprawdę nikt przez ponad 27 lat funkcjonowania raciborskiego samorządu nie uregulował tych kwestii, by petent zanim umówi się z włodarzem wiedział, czego może spodziewać się podczas obsługi stron.

Oto zestaw pytań jakie przesłaliśmy 31 stycznia rzecznikowi urzędu Leszkowi Iwulskiemu:

– Czy wtorkowe przyjmowanie stron przez prezydenta miasta i jego zastępców ma oparcie o jakieś formalne zasady, regulamin?

– Czy przyjmowane strony są informowane o zasadach, w oparciu o które będzie przebiegać spotkanie z prezydentem miasta i jego zastępcami? Kto i kiedy udziela im stosownych wyjaśnień?

– W jaki sposób można umówić się na spotkanie z prezydentem? Czy stosowane są zapisy internetowe?

– Czy obowiązuje limit czasowy spotkania z prezydentem/zastępcami?

– Czy ze spotkania mieszkańca z prezydentem sporządzana jest notatka służbowa?

Tej treści odpowiedź uzyskaliśmy od rzecznika 23 lutego:

Wtorkowe przyjmowanie stron przez prezydenta miasta i jego zastępców oczywiście ma swoje umocowanie w regulaminie, który jest dostępny na stronie raciborskiego Biuletynu Informacji Publicznej (od redakcji: to Regulamin Organizacyjny Urzędu). Kwestia przyjmowania stron unormowana została w części dokumentu poświęconej przyjmowaniu skarg i wniosków. Przepisy te znajdują się w rozdziale 6 w paragrafach 37 – 40 (od redakcji: zawarto tam na ten temat zaledwie jedno zdanie).

Nie został wyznaczony limit czasu, jaki jest przeznaczony dla mieszkańców. Strony są przyjmowane w godzinach od 14 do 16, chociaż zdarza się, że przyjęcia stron są dłuższe. Jeśli sprawy są skomplikowane, wymagają zaangażowania większej liczby pracowników, a nawet wizji lokalnej, prezydent i jego zastępcy często decydują się, by przyjąć strony poza wtorkowym terminem. Oczywiście pewien limit wyznacza racjonalne gospodarowanie czasem.

Z przyjęcia stron sporządzane są protokoły. Prowadzony jest rejestr osób, które spotkały się z prezydentem w ramach przyjęć stron. Na spotkanie z prezydentem można umówić się telefonicznie, drogą elektroniczną lub osobiście. Przyjmowane strony są informowane o zasadach wykorzystywania danych osobowych.

(oprac. m)