Zasadą jest, że podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych udostępnia dokumentację medyczną pacjentowi lub jego przedstawicielowi ustawowemu, bądź osobie upoważnionej przez pacjenta. Podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych udostępnia dokumentację medyczną również podmiotom wymienionym w ustawie, m.in. organom władzy publicznej, ale w tym miejscu omówię jedynie procedurę dotyczącą osób fizycznych. Co dzieje się z dokumentacją medyczną po śmierci pacjenta? Komu podmiot medyczny może wydać odpis takiej dokumentacji? Po pierwsze podmiot medyczny jest zobowiązany przechowywać dokumentację medyczną przez określony ustawą czas. Nie może więc wydać oryginału dokumentacji, a jedynie jej uwierzytelnioną za zgodność z oryginałem kopię.

Przepisy prawa stanowią, że po śmierci pacjenta dokumentacja medyczna jest udostępniana osobie upoważnionej przez pacjenta za życia lub osobie, która w chwili zgonu pacjenta była jego przedstawicielem ustawowym. Co jednak jeśli pacjent nie upoważnił nikogo, a rodzinie dokumentacja jest niezbędna, np. do wykazania błędu medycznego lub dochodzenia odszkodowania? Tu również przepisy prawa rozwiązują ten problem, ponieważ w takiej sytuacji dokumentacja medyczna jest udostępniana przez podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych także osobie bliskiej, chyba że udostępnieniu sprzeciwi się inna osoba bliska lub sprzeciwił się temu pacjent za życia. Jeśli dochodzi do sporu lub wydaniu dokumentacji danej osobie sprzeciwił się za życia sam pacjent, wówczas o wydaniu dokumentacji decyduje sąd.